Comment faire la transition vers une nouvelle plate-forme de CRM en 8 étapes
Si vous pensez que, arrêter ce compte email a été difficile, essayez la transition des systèmes de CRM ! Avec plusieurs utilisateurs , des centaines d'enregistrements de contacts et des dizaines de champs et de personnalisations, passant d'un CRM à un autre est un processus laborieux.
Il est facile de trouver des conseils sur la façon de choisir votre nouveau CRM ou ce que vous devez prendre en compte pour le déménagement, donc nous ne couvrirons pas la décision de passer à un CRM ici. Au lieu de cela, lisez la suite pour étape-par- étape voir le processus sur la logistique de transférer vos données d'un système de CRM à un autre. Une grande partie de notre expérience avec le déplacement Zoho ou SugarCRM ou d'autres systèmes dans Salesforce. Toutefois, les principes ci-dessous s'appliquent à la plupart des projets de transition du CRM.
Étape 1: Choisissez une date d'exportation dure et rapide ... et s'y tenir!
La date que vous déplacez toutes vos données sur un CRM et un autre est essentielle parce que c'est quand tout le monde doit cesser (ou au moins faire attention à) la saisie de nouvelles données dans l'ancien CRM. Les utilisateurs ont besoin de garder une trace de quelque chose de nouveau à ce qu'ils entrent dans le CRM entre la date d'exportation et la date d'importation. Vous devrez accepter une période au cours de laquelle il y aura un peu de perte de données dans les deux MRC, mais il est sage de minimiser le problème de façon proactive.
Notez que le déplacement des données sur a peu de chances d'être un 1 - poste de jour . Essayez de choisir un long week-end, lorsque des informations peuvent être mis dans le nouveau CRM en lots et testé avant une plus grande importation de tous les contacts est terminée.
Étape 2: décider quelles données vont se déplacer vers le nouveau CRM.
Apporter plus de contacts individuels et mène est simple. Les choses se corsent lorsque les objets d'un contact ou plomb commencent référençant l'autre. Que voulez-vous faire quand vous avez de longues listes d'activités, les sources se référant ou d'autres éléments d'information associée à plusieurs enregistrements dans votre base de données?
La solution consiste à jeter un oeil de près si vous avez besoin de faire la transition de toutes les données associées aux champs de recherche ou de référence. Les activités sont le plus commun de ceux-ci, et nous vous recommandons pas ces transition à tous. Au lieu de cela, le chevauchement des MRC pour les six premiers mois, de sorte que les activités restent disponibles sur l'ancien système, si nécessaire. Après cela, il suffit de laisser les anciennes activités derrière tout.
Vous avez deux choix pour gérer le processus de transition:
- Utiliser natif du CRM outil d'importation
- L'utilisation d'un troisième outil d'importation de parti commeDataloader.io
Votre décision ici sera basée sur l'architecture de données de vos systèmes. Outil d'import natif de Salesforce, par exemple, est très bien pour l'importation de contacts et prospects, mais il n'est pas vraiment construit pour amener sur les activités ou d'autres champs de référence. Des outils tiers sont beaucoup mieux pour la migration des sous-menus et les personnalisations complexes pour le nouveau CRM.
De toute façon, vos données doivent être disponibles dans un format. Csv. Si vous ne pouvez pas obtenir vos contacts au format CSV ou Excel., Vous ne serez probablement pas en mesure de l'inclure dans un nouveau CRM.
Étape 4: Triez vos données pour l'exportation du lot.
Vous aurez besoin de choisir les données à importer premier et qui va second, troisième et quatrième. Il ya deux éléments distincts à cette décision:
- Réticulation: Si vous importez des champs qui font référence à des contacts et des prospects (par exemple, les possibilités ou activités), vous devrez d'abord importer les contacts, comptes et prospects qui ils sont basés. La séquence de l'importation de ces articles est ce qui correspond à leur ensemble dans le nouveau système.
- Lots: NE JAMAIS exporter toutes vos données en une seule fois. Le potentiel pour des erreurs, des pertes de données, les complications d'importation, etc est beaucoup trop élevé. Au lieu de cela, analyser vos données d'une manière qui font sens et amener plus d'un à la fois. Par exemple, répartir les contacts par département ou zone géographique.
Une fois que vous avez réglé le lots de renseignements, exporter votre premier ensemble de données dans un fichier CSV..
Étape 5: Tweak votre CSV avant l'importation..
Voici où vous arrivez à avoir un peu de fun! Profitez de cette étape entre MRC de nettoyer votre information. Il est beaucoup plus facile de faire des changements de masse à une feuille de calcul que de l'intérieur d'un CRM. Il est maintenant temps pour normaliser vos données, ajouter ou modifier des noms de champs et de créer des moyens de gérer vos points d'action .
Étape 6: Double-vérifier la configuration de l'architecture de votre nouveau CRM.
Comparez le fichier csv final. Avec votre nouveau CRM. Assurez-vous que les champs de la CRM correspondent à celles de la feuille de calcul - jusqu'à leur orthographe et le format. Toute erreur dans ce règlement entraînera de grands maux de tête et des problèmes de résolution une fois l'importation des données est terminée.
Étape 7: Import!
Apportez les données de votre fichier. Csv dans le nouveau CRM.
Étape 8: Test, rincer et répéter.
Apporter sur les données en petits lots vous permettra d'affiner les données et le processus d'importation le long du chemin. Il est préférable d'avoir le test des utilisateurs conduire le nouveau CRM avant d'importer des ensembles de données plus importants. Une fois que vous savez que tout se synchronise, puis faire les plus grands lots de données un par un.
Si c'est fait intelligemment, achevant le processus peut prendre 2-4 semaines, du début à la fin. Si la transition de CRM de votre entreprise doit être plus rapide que cela, envisager de laisser certaines choses de la transition ou l'importation de données historiques (comme les activités) à une date ultérieure.
Une remarque importante: vous trouverez toujours quelque chose qui ne va pas avec une transition de CRM. Il ne devrait pas être une surprise que certaines données ont été abandonnées ou ne se synchronisent pas correctement. C'est précisément pourquoi les tests que vous avancez est si critique. Quand les choses se dirigent vers le sud, garder perspective et bouchon sur. Le nouveau CRM sera sans aucun doute la peine!
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